Ｊ社にて自分が行った業務改革の一つに給与計算改革がある
Ｊ社は各データを紙ベースで出力し手入力で入れていた。そしてその計算結果をまた紙で出力し給与ソフトへ入力していた。
・計算に1週間はかかる。
・入力個所が多く間違いが起こりやすい
・最終的に出来た表を“見ながら”給与ソフトへ入力するのでここでも間違える可能性
・元データに間違いがあった場合修正が大変
と欠点だらけであった。
ここまででもミスる確率が上がる要素だらけなのだがトドメがある。
“読み合わせ”と称した介護だ
左の人が『４，５００』と言ったらそれを右の人がその聞いた数字をパソコンへ入力するのだ。
これを入力のフェーズで必ず行うのでより間違やすい。
そこで自分は牟田口へ提案
高長：牟田口さん、給与計算システム変えてもいいですか？
牟田口：どうするん？
高長：もっと早くて楽な方法が作れます。まずは売上データだけ電子データ化しそれを計算表へ飛ばして来ました。
牟田口：それは凄いね！ぜひやって下さい。
高長：これで問題なければ他のデータも電子データ化し飛ばしてこようと思います。
牟田口：そんなことが出来るんだね
高長：うちの給与ソフトだとデータを取り込めるので手打ちの手間がなくなります。なるので必然的にミスも減ります。
まだ入社して間もないので会社のルールやしきたりが分かりません。そこをクリアしてデータ化出来る出来ないの判別がつきませんがが最終的にはもっと早くなります。
牟田口：ぜひぜひお願いしますね(笑)
結局半年をかけて形にしていく
各データを紙ベースでなく電子ベース化
手入力個所をなくし各データを一本化するファイルを作成
計算表ファイルに飛ばす
そこで確認に時間を取る
という方向へ変更。
その結果
半日で終了するように。
色んな会社で提案してきたが自分が目指すところの5割ぐらいが通った感覚だがここまですんなり話が通ることはまずなかった。牟田口という上司は全面的に任せてくれる上、かなり物わかりの良い上司だなと思った。←勘違いwww
しかしこれでだいぶミスは減ったがなくなることはなかった。
- 元データが怪しかったからだ。各事業所から送られてくるデータにウソが混じったり提出期限が守られてないので足りないデータがあったりしたのだ。←修正したい残りの５割部分はここ
- 集計方法で変更可能の許可が下りたが“読み合わせ“だけはなくならなかった。
後々判明するがこの２点を変えられないことが意味することが重要であった。