パートの木下さんが話掛けてきた。
有給データを入力をする時に
社員番号と社員名・入社日が必要なのでそれが分かるものが欲しいとのことだ。
Ｊ社では社員情報が3つに分かれており、入力を三回しなければならなかった。
自分が入る前は給与計算に関わる①ソフトへの入力と②ＡＣＣＥＥＳＳへの入力は数か月前に辞めた人。
③社員名簿作成（名前と社員番号と所属を入力して体裁を整えるだけなので間違えても害がない）を大月がやっていた。
大月から木下さんへ社員情報は流れてなかった。
理由として
・単純に大月の社員名簿更新が遅い
・大月と木下さんは仲が悪いので情報伝達がうまくいかない
・木下さんの方も逐一確認しないタイプである
自分は辞めた人のところの①と②を任されていた。
- ①と②入力するのはムダなので①を入力したら②に反映出来、更に③も出力出来るようにシステムを変えた。
その中身は
ソフトに入力しそれをＣＳＶで吐き出しACCESSに取込むこととした。
ソフトのテーブルを元に労働者名簿を作る手もあったが敢えて取り込む“手間”を入れ
取込ファイルを作った。
それと大月には報告せずに大月独自の社員名簿作成は残すこととした。
なぜ手間を入れたか？
自身の経験上今まで全システム化しても何も良い事がなかった。
むしろ辞める時に大きく足を引っ張る。
仮に自分が辞める時辞めた後に便利にしたことによる足枷が発生すると考えたからだ。
辞める前にこのシステムの仕組みはどうなっているのか聞かれる、その仕組みを書いた仕様書を出せと言われる可能性が高い。それと辞めた後でシステムが壊れたから直して欲しいという依頼が発生する可能性、悪質な場合損害賠償を請求される可能性。
更に今までそういうものを作って来なかった人たちへの怒りが出てくることも必定であろう。
自分がいなくなっても手入力で全て賄えるようにした。
仮にここまでの時点でも評価してくれる会社ならば完全に一元化してしまえばいい。一元化する日は来なかったが(笑)
木下さんにはCSVを取り込んだACCESSから社員番号と社員名と所属と入社日がすぐに分かるファイルを閲覧出来るようにしておいた。
これで木下さんも自分に逐一確認しなくて良い。
一見業務改善に成功したように見えたが失敗だった。
→これで木下さんも自分に逐一確認しなくて良い。
これはまずかった。木下さん確認しない人ということが分からなかったからだ