作中で自分がよく言っている『ミクロの視点』と『マクロの視点』について論じる。
『ミクロの視点とは●●である』
『マクロの視点とは□□である』
というようにハッキリ境界線があるわけではない。
以下一番ミクロな順から列挙していく
①入力や記入、郵送や書類を渡すといった作業
ex)ある資料を基にデータ入力する業務
・店名をＡへ入力する、商品をＢへ入力する、出荷日をいつにするか判断しＣへ入力する、着日をいつにするか判断しＤへ入力する
・必要書類を準備する
・書類を所定の場所へ適切な方法で届ける
※余談であるがここに判断を伴うものを入れるべきではない。作業の途中にイチイチ判断しながらやると間違える可能性が上がること、数をこなせないからだ。判断出来ない場合上位者にイチイチ確認の手間が発生するのはムダ。
またこれらを正確に出来るものが事務職員として基本的な適正がある者である。
②自分の部署内での流れ
部署内で課長→係長→一般社員・パートの流れで書類や通達が届くのが一般的な流れ
その中で誰が何を承認し確認しているかが重要になってくる。
※最近はペーパーレス化に伴い、書類や通達をデジタル化する企業も増えているが、書類をデータ化したら終わりという話ではない。全てデジタル化した場合どこまでをいつからどの社員に権限を与えるかを考える必要性に迫られる。
③他部署や自分の部署より権限の強い部署との関わり
・Ａ部署からＢ部署へ(横のつながり)
・自分の部署より権限の強い部署：役員や本社からの要請(上とのつながり)
※②と③で書類や通達の整合性を確認出来ていれば、①に判断が入る余地がなくなるので素早く正確に出来る率が上がる。
④その流れになった歴史
誰が送ってくるのか？なぜそのそのフォーマットの書類を採用し、なぜその入力方式になったのか？
会社の経営状態によるのものか？社内の誰でどういう立場の者がどういう考えで決めたか？お客さん要望か？(お客さんと自社とのパワーバランスが分かる）
無駄なルールが出来ている場合は、
・過去にルールを守らない社員がいたか？
・表面だけを取り繕うものが大好きな者がルールを制定した
と考えられる。
以下は図↓↓↓↓↓↓
入社した際には①を全力で取り組むのが吉だが、
それと同時に②から④はどうなってるかを調べると自分の組織の特色が分かってくる。
次項では例とともに考察に入る。