PDFによる契約書の効力とは？
“効力がある”とは法的証拠となりえるか？ということです。
法的証拠となりえるためには、
契約締結後に改ざん変更がないという証明が必要になります。
そもそもPDFの作成の仕方は？
・マイクロソフトOFFICEなど文書作成→PDF生成
・紙をスキャンする:スキャンPDF
という方法が考えられます。
ではこれらをアタマに入れた状態で見解を調べていきます。
☆スキャンしたものについて
参考1
契約書をスキャンしたものは有効とは言い切れない。
・・・
契約書の取り扱いについて
これに第三機関の電子署名がされているものだと、さらに確かな法的証拠となります。
しかし、「PDFが残ってさえいれば、法的に争えるか」となると話はべつです。
出展:ひとりちえ袋 https://site316.com/archives/2176
2018年04月01日公開時点での情報
ポイントは2点
・スキャンしたものは有効ではない
・電子署名、デジタルによる記録が残っているか
ということです。
さてスキャンしたものがなぜ有効でないのか？
次の例へ
著者 Ｔ．Ｏ さん
出展:総務の森 https://www.soumunomori.com/forum/thread/trd-112097/
最終更新日:2010年08月24日 13:33
いつも教えていただき、ありがとうございます。先日、某社からメールが届き、契約書のＰＤＦファイル（画像ファイル）が添付されていました。すでに、その会社のゴム印及び角印、丸印まで押印されており、ご丁寧にカラー画像（印鑑部分は朱色）で保存されています。その会社から、「添付の契約書を出力し、貴社（つまりうちの会社のことです）の印鑑を押印後、返送してほしい」と依頼されています。契約内容そのものには問題なく、その会社も大手の有名企業ですから、滅多なことはないとは思うのですが、印鑑が朱肉で押印されておらず、カラーで画像処理された契約書は、法的に見て、厳密な意味で有効なのでしょうか？どなたかご教示をよろしくお願いします。
Re: ＰＤＦ化された契約書の有効性について著者行政書士 (専門家)2010年08月25日 15:23
ＰＤＦファイルであってもソフトさえあれば、内容の改ざん可能ですので、厳密な意味で有効とは言い切れません。ＰＤＦファイルの内容は電子署名をすることで法的にも厳密な意味で有効となります。
『ＰＤＦファイルであっても
ソフトさえあれば、内容の改ざん可能』
↑これが重要になってきます。
署名(契約締結後)→スキャン→PDF化の後に
改ざん変更が可能なため、
改ざん変更したしてないに関わらず突き詰めていくと無効ではないのか？という論理です。
更にスキャンする前にも改ざん変更の余地があるので更に有効性が落ちます。
署名(契約締結後)→改ざん変更→スキャン→PDF化
しかし有効になりえるパターンも記述されています。
それは
“電子署名”があれば有効
のパターンです。
電子署名とは自分を本物だと証明するために「デジタルID」が必要になりその人しか使用しえないということで有効性が出ます。
WORDやEXCELでの署名(入力)は自由に氏名や団体を使えますが、
電子署名はその個人や企業でしか署名出来ないので有効なのです。
電子署名はソフト内で行われます。
行われるのでここで改ざん変更を加えた場合、
改ざん変更した記録が残ってしまうのです。
文書の整合性検証では、署名された内容が署名後に変更されたかどうかが確認されます。内容が変更されている場合、文書の整合性確認では、その内容が署名者によって許可されている方法で変更されているかが確認されます。
https://helpx.adobe.com/jp/acrobat/using/validating-digital-signatures.html
公の文書ではどうでしょうか？
☆税務関係の書類は厳しい！！！
【クラウドスタンプ公式】契約書をPDF化して保管しておく際の注意点
データで保管できる？ 契約書をPDF化して保管しておく際の注意点電子帳簿保存法は一定の国税関係書類について要件を満たした場合に、従来の紙での保存に代えてデータによる保存を認めるものです。電子帳簿保存法に基づきスキャナ保存をしたい場合には、一定の手続きや要件を満たさなくてはならず、今すぐ勝手に切り替えられるものではありません。
紙の契約書をスキャンする方法電子帳簿保存法に基づき、国税関係の取引の証拠となる契約書をスキャンして保存したい場合、まずは事前に会社を管轄する税務署長から電子帳簿保存法の承認を受けなくてはなりません。スキャン保存できる契約書は承認を受けた日以後に発生するものに限られ、原則として過去の書類は認められません。
出展:クラウドスタンプ https://www.cloudstamp.jp/contents/columns/pdf/
↑上を読んだだけでも契約書PDFを使用することはとてもメンドクサいことが分かります。
逆にそこまでしないとデジタル文書を改ざん変更していないことを証明することは難しいということが分かります。
まとめ
安易にスキャンPDFに法的効力を求めるのは危険であることが分かります。
カラーだろうが白黒だろうがスキャンPDFある時点でアウトなのです。
PDF契約書に効力をもたせるには？
・電子署名を使う。
公の文書であれば更に
・厳格なルールに従う
ということが必要になってきます。